VERBİS’E KAYIT ZORUNLULUĞU

Binlerce işletmeyi ilgilendiren Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) için geri sayım sürüyor. Kişilerin özel nitelikli verilerini elinde tutan eczane, klinik, dişçi ve rehabilitasyon merkezi gibi kurumların 31 Mart’a kadar, kısa adı VERBİS olan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ne kaydını yapması gerekiyor. Kurumların yüzde 10’u bile işlemlerini henüz tamamlamadı. Yapmayanları 2 milyon liraya kadar ceza bekliyor.

Kişisel ve özel verilerin önemi kadar güvenliği de tüm dünyada büyük önem taşıyor. Türkiye’de 5 yıldır yürürlükte olan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) da hem şirketlere hem kurumlara önemli bir dizi yükümlülük getiriyor. Kanun’a göre, yıllık çalışan sayısı 50’nin, cirosu ise 25 milyon liranın altında olan bir dizi şirketin 31 Mart’a kadar veri sorumlularını VERBİS’e kaydetmesi şart. Faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan bu şirketler arasında, hastaneden eczaneye, diyetisyenden psikoloğa, belediye şirketlerinden odalara bir dizi şirket yer alıyor.

VERBİS NEDİR?

Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), yürürlüğe girdikten sonra kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilere yönelik yükümlülükler getirdi. Bu yükümlülüklerin en önemlisi kısa adı VERBİS olan “Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi” oldu. Yasa hükümlerine göre kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler, kişisel veri işlemeye başlamadan önce VERBİS’e kayıt olmak zorundadır.

Buna göre ilgili gerçek ve tüzel kişiler, veri işleme faaliyetleriyle ilgili bilgileri kategorik bazda VERBİS sistemine beyan etmek zorundadır. VERBİS sistemi ile, gerçek ve tüzel kişilerin veri sorumlularının kimler olduğu açıklanır ve kişisel verilerin korunması hakkında nasıl bir yol, yöntem izleyeceklerini sisteme tanımlamış olur.

VERBİS KAYIT ZORUNLULUĞU VAR MI?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. Maddesine göre VERBİS’e (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıt zorunludur. Yasa, Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan VERBİS sistemine gerçek ve tüzel kişilerin veri işleme faaliyetine başlamadan önce kayıt zorunluluğu getirmiştir.

Bu zorunlulukların neler olduğu ayrıca KVKK’da ve Veri Sorumluları Hakkında Yönetmelik’te belirlenmiştir. Bu yönetmelikte tanımlanmış istisnalar dışında gerçek ve tüzel kişilerin usule uygun biçimde eksiksiz olarak sisteme kayıtlarını yapmaları zorunludur.

VERBİS’E HANGİ BİLGİLER VE VERİLER GİRİLECEK?

Verbis’e Kayıt Olunmazsa Ne Olur?

Verbis kayıt zorunluluğu olan mükelleflerin zorunluluğu olduğu halde kayıt olmaması durumunda idari para cezası uygulanır. Uygulanacak olan idari para cezası 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 18. maddesi uyarınca 2021 yılı için 39.337 TL ve 1.966.862 TL arasında değişkenlik göstermektedir. Bu yüzden yükümlülerin bu gibi idari para cezaları ile karşılaşmamak adına, verileri işlemeye başlamadan önce Verbis sistemine kayıt olmaları zorunludur.

Bir diğer yandan kişisel verileri işleyen şirketlerin Verbis sistemine kayıt olmamasının yanı sıra, kişisel verileri yok etmemesi durumunda, konu Ceza Muhakemesi Kanunu kapsamına giriyor. Yani işlenen kişisel veri yok edilmesi gereken bir veri ise, bu durumda verileri işleyenler hakkında 2 yıldan 4 yıla kadar hapis istemi ile dava açılması gibi bir durum söz konusu olabiliyor. Bu noktaya kadar “Verbis nedir?” ve “Verbis kayıt olma zorunluluğu” gibi konulara baktık. Şimdi de nasıl kayıt olunur buna bakalım…

Verbis’e Nasıl Kayıt Olunur?

Verbis kayıt işlemleri için öncelikle www.verbis.kvkk.gov.tr adresine gitmeniz gerekiyor. Bu adrese gittikten sonra izlemeniz gereken adımlar şu şekilde:

  • Site üzerinde yer alan “Veri Sorumlusu Yönetici Girişi” butonuna tıklayın,
  • Açılan sayfada “Giriş Yap” butonunun hemen altında bulunan “Kayıt Ol” butonuna tıklayın,
  • Karşınıza çıkacak olan sayfada yurt içinde yerleşik gerçek ya da tüzel kişi, yurt dışında yerleşik gerçek ya da tüzel kişi ve kamu kurum ve kuruluşları olmak üzere 3 farklı grup çıkacak; burada hangi grupta yer alıyorsanız, onu işaretlemeniz gerekiyor,
  • Son olarak burada sizden istenen diğer bilgileri de doldurduktan sonra kayıt işlemini tamamlayabilirsiniz.

Verbis sistemine kayıt olurken sizden verileri işleme faaliyetleri ile ilgili bazı bilgiler istenecektir. Bu bilgilerden öne çıkanlarını ise şu şekilde listelemek mümkün:

  • Veri sorumlusunun ya da temsilcisinin adres ve kimlik bilgileri,
  • Kişisel verilerin ne amaçla işleneceğinin bilgisi,
  • Verileri işlenecek olan kişi gruplarının ve bu grupta yer alan kişilere dair işlenecek verilerin kategorileri hakkındaki bilgiler,
  • Kişisel verilerin aktarılabileceği alıcı ya da alıcı gruplarının bilgisi,
  • Yabancı ülkelere aktarılması öngörülen kişisel verilerin bilgisi,
  • Kişisel verilerin korunması adına alınmış olan önlemlerin bilgisi,
  • Kişisel verilerin işlenme amacı içi gerekli olan maksimum süre.

Yukarıda belirtilen adımları takip etmek ve sizden istenen bilgileri eksiksiz bir şekilde girmek, Verbis sistemine kayıt olmanız için yeterli olacaktır.

Verbis kayıt sistemi ile ilgili tüm bu verilerden hareketle, konunun detaylarının iyice araştırılması ve yükümlü kılınmış olan şirketlerin Verbis sistemine kayıt olması büyük önem taşıyor. Şirketinin hangi kapsamda olduğu, verileri hangi amaçlarla işlediği, kayıt olma zorunluluğunun olup olmadığı gibi tüm konularda kafa karışıklığı bulunan şirketlerin, bu konuları açıklığa kavuşturmak adına bir AVUKAT ile çalışması da büyük önem taşıyor. Dolayısıyla siz de bütün bir Verbis kayıt sürecini profesyonel bir ekip ile yönetmek isterseniz, bunun için iletişim kanallarımız üzerinden bize ulaşmanız yeterli.

Av. Hasan DURUSOY

Leave A Reply